La présente page décrit les conditions dans lesquelles les traitements que Kimayo effectue sur les données personnelles collectées auprès des personnes physiques (clients, prospects…) sont effectués. Pour toute question relative à cette politique, vous pouvez nous envoyer votre demande sur info@kimayo.com
Politique de confidentialité
Politique de confidentialité
Introduction
Cette politique a pour but de présenter les règles relatives à la protection des données personnelles en qualité de responsable de traitement et sous-traitant que le Groupe Kimayo (ci-après “Kimayo”) s’engage à respecter. Ces règles viennent notamment en application du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (Règlement Général sur la Protection des Données, ci-après “RGPD”) relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE.
Ce document est susceptible d’évoluer, notamment lorsque cela sera nécessaire pour répondre aux obligations de la législation sur la protection des données personnelles.
Les notions concernant la protection des données personnelles utilisées dans ce document ont le même sens que celui donné par le RGPD, notamment à l’article 4 du RGPD.
Respect des principes généraux sur la protection des données personnelles
Lorsque Kimayo agit en qualité de responsable de traitement
Lorsque Kimayo agit en qualité de sous-traitant
Lorsque Kimayo agit en qualité de responsable de traitement
En application de l’article 5 du RGPD, Kimayo garantit que les données personnelles sont :
- traitées de manière licite, loyale et transparente;
- collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne sont pas traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités;
- adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées;
- exactes et, si nécessaire, tenues à jour;
- conservées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées;
- traitées de façon à garantir une sécurité appropriée, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle, à l’aide de mesures techniques ou organisationnelles appropriées et adaptées aux risques.
Lorsque Kimayo agit en qualité de sous-traitant
En application de l’article 28 du RGPD, Kimayo garantit que :
- les finalités du traitement sont décrites dans le contrat signé entre Kimayo et son client;
- les traitements effectués sur les données personnelles de son client sont effectués uniquement pour les finalités déterminées et sur ses instructions dans les conditions prévues par le contrat;
- la suppression des données personnelles soit engagée au terme et dans les conditions prévues au contrat, sauf si le droit applicable exige cette conservation.
Finalité et bases légales des traitements de données personnelles
Lorsque Kimayo agit en qualité de responsable de traitement
Lorsque Kimayo agit en qualité de sous-traitant
Lorsque Kimayo agit en qualité de responsable de traitement
Pour ses besoins internes, Kimayo collecte des données personnelles à des fins notamment de :
- gestion de ses contacts clients et prospects;
- gestion de ses contrats commerciaux;
- gestion du personnel Kimayo et du recrutement;
- création de compte utilisateur;
- réalisation et gestion des services souscrits par ses clients.
Selon ces différentes finalités, Kimayo s’assure que l’une des conditions suivantes soit remplie :
- le consentement de la personne physique a été collecté pour une ou plusieurs finalités ;
- le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel une personne physique est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci;
- le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle Kimayo est soumise;
- le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux d’une personne physique;
- le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Kimayo, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne physique concernée.
Lorsque Kimayo agit en qualité de sous-traitant
Kimayo peut être amenée à accéder et traiter les données personnelles confiées par ses clients dans le strict cadre de la réalisation des offres et services souscrits.
Cet accès et traitement sont encadrés par un contrat contenant des clauses spécifiques à la protection des données signé entre Kimayo et son client.
Kimayo traite ainsi les données personnelles uniquement pour le compte et sur les instructions documentées de son client conformément aux dispositions dudit contrat.
Droit des personnes
Lorsque Kimayo agit en qualité de responsable de traitement
Lorsque Kimayo agit en qualité de sous-traitant
Lorsque Kimayo agit en qualité de responsable de traitement
Dans les conditions des articles 15 et 22 du RGPD, les personnes physiques ont le droit de :
- accéder aux données personnelles les concernant et traitées par Kimayo ;
- demander la rectification, l’effacement ou la limitation du traitement de leurs données personnelles effectués par Kimayo ;
- dans certaines conditions, s’opposer au traitement de leurs données personnelles ;
- demander la portabilité des données personnelles ;
- lorsque le consentement est la base légale du traitement, retirer son consentement.
Les demandes liées à ces droits peuvent être effectuées en complétant le formulaire “Droit des personnes” disponible sur cette page.
Kimayo se réserve le droit de demander des précisions sur toute demande et de justifier de l’identité du demandeur.
En tout état de cause, Kimayo recommande de se rapprocher de la CNIL pour en savoir plus sur la règlementation relative à la protection des données personnelles, les droits des personnes physiques et la possibilité d’introduire une réclamation auprès de cette autorité : https://www.cnil.fr/
Lorsque Kimayo agit en qualité de sous-traitant
Dans le cas où Kimayo reçoit une demande de la part d’une personne physique concernée par le traitement de ses données personnelles dans le cadre de la réalisation du contrat entre Kimayo et son client, Kimayo communiquera à son client dans les meilleurs délais cette demande à compter de sa réception et, tenant compte de la nature du traitement et dans les conditions établies dans le contrat, aidera son client, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, dans toute la mesure du possible, à s’acquitter de son obligation de donner suite à ces demandes.
Le client reste néanmoins responsable de la réponse à apporter à la personne physique concernée.
Information des personnes physiques
Lorsque Kimayo agit en qualité de responsable de traitement
Lorsque Kimayo agit en qualité de sous-traitant
Lorsque Kimayo agit en qualité de responsable de traitement
Au moment de la collecte de données personnelles, Kimayo s’engage à fournir aux personnes physiques concernées à minima les informations suivantes, dans la mesure du possible et quel que soit le traitement effectué :
- les coordonnées du responsable de traitement;
- les finalités du traitement;
- les destinataires;
- les transferts hors UE le cas échéant;
- la durée de conservation;
- la possibilité de demander l’exercice des droits pouvant être exercés en application de la règlementation applicable;
- le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle.
Lorsque Kimayo agit en qualité de sous-traitant
En application de l’article 13 du RGPD, la responsabilité d’informer les personnes physiques incombe au responsable de traitement.
Dans les conditions prévues dans le contrat, Kimayo fournit à ses clients agissant en qualité de responsable de traitement toute information utile pour lui permettre de respecter l’article 13 du RGPD.
Coopération de Kimayo avec ses clients et l’autorité de contrôle
Conformément à l’article 28 du RGPD et dans le respect de ses engagements contractuels, Kimayo s’engage à raisonnablement coopérer avec ses clients afin de les aider à répondre à leurs obligations en application des articles 32 à 36 du RGPD.
De manière générale, Kimayo s’engage à coopérer avec l’autorité de contrôle française (CNIL) lorsque cela est nécessaire et à raisonnablement prendre en compte ses recommandations.
Privacy by design dans les produits et services
Lorsque Kimayo prévoit de développer un nouveau service ou offre, Kimayo, en sa qualité d’éditeur, fera ses meilleurs efforts pour introduire dès le début de ce projet les principes de protection des données personnelles (“privacy by design”) et ainsi aider les clients de Kimayo à se conformer aux exigences de la règlementation applicable par des fonctionnalités et moyens spécifiques.
Sensibilisation du personnel Kimayo
L’ensemble des nouveaux employés chez Kimayo doit obligatoirement suivre une sensibilisation relative à la protection des données personnelles.
Plus généralement, Kimayo met tout en œuvre pour proposer à tous ses employés une sensibilisation régulière aux enjeux de la protection des données personnelles.
Des sensibilisations ou formations plus spécifiques peuvent être effectuées à destination de collaborateurs qui sont amenés à manipuler de façon régulière des données personnelles.
Gouvernance de la protection des données personnelles
Afin de piloter la protection des données personnelles, Kimayo s’est dotée d’une gouvernance dédiée.
Un Délégué à la Protection des Données, ou Data Protection Officier (DPO) a été nommé au mois de mai 2018 et a été déclaré auprès de la CNIL. Ce dernier pilote cette gouvernance.
Un comité stratégique agit en transverse sur l’ensemble des activités de l’entreprise en s’appuyant sur un comité opérationnel composé du DPO et des relais au sein des différents métiers de Kimayo.
Registre des traitements
n application de l’article 30 du RGPD, Kimayo maintient deux registres de traitement de données personnelles :
- un registre décrivant les traitements effectués en qualité de responsable de traitement;
- un registre décrivant les traitements effectués pour le compte et sur les instructions de ses clients responsables de traitement.
Ces registres sont mis à la disposition de la CNIL sur demande.
Politique contractuelle
Kimayo a pris en compte les nouvelles obligations contractuelles obligatoires en application de l’article 28 du RGPD dans l’ensemble des contrats impactés.
Ainsi, des clauses contractuelles spécifiques à la protection des données et conformes à la règlementation applicable ont été notamment introduites dans :
- les contrats clients (CGV/CGU);
- les contrats avec entre Kimayo et ses propres sous-traitants.
Contact
Pour toute question relative à cette politique, vous pouvez envoyer votre demande à l’adresse de courrier électronique suivante : info@kimayo.com
Données personnelles collectées sur les formulaires sur le site Kimayo.com
Selon la nature du formulaire, Kimayo SAS, responsable de traitement, situé au 5 Avenue du Général de Gaulle, 94160 Saint-Mandé (France), est susceptible de collecter les données personnelles suivantes : Nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone, fonction, société. Ces données personnelles sont traitées par Kimayo SAS uniquement à des fins de gestion de son fichier client et prospect et de communication commerciale.
Les filiales de Kimayo SAS et ses partenaires sont susceptibles d’être destinataires de ces mêmes données personnelles aux fins décrites ci-dessus et d’effectuer un transfert de ces données vers un pays tiers. Vous pouvez contacter Kimayo pour plus d’information à ce sujet.
Ces données seront conservées uniquement pour la durée nécessaire pour la réalisation de l’objet du traitement et vous pouvez exercer vos droits conformément à la politique de confidentialité de Kimayo en complétant le formulaire “Droit des personnes” disponible sur la présente page.
Données personnelles collectées dans le cadre du fonctionnement des offres SaaS Kimayo
Afin de fournir le service souscrit, Kimayo SAS, responsable de traitement, situé au 5 Avenue du Général de Gaulle, 94160 Saint-Mandé (France), collecte et traite les données personnelles suivante : Nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone, fonction, société.Ces données personnelles sont traitées par Kimayo SAS à des fins de gestion du compte utilisateur uniquement.
Les activités sur la plateforme (connexion et usage) sont aussi enregistrées par Kimayo SAS (log). Ces données sont enregistrées uniquement à des fins de traçabilité et de sécurité des données et sont conservées pour une durée maximale d’un an.
Vous pouvez exercer vos droits conformément à la politique de confidentialité de Kimayo en complétant le formulaire “Droit des personnes” disponible sur la présente page.
Droit des personnes
Dans les conditions prévues par le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (“RGPD”), vous disposez concernant les traitements de données personnelles qui sont effectués par Kimayo sur vos données personnelles d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement (ou “droit à l’oubli”), de portabilité et d’opposition.
Vous pouvez faire votre demande en envoyant un mail à info@kimayo.com
Vous disposez aussi au droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL